Trang chủ › Tin tức › Thay đổi giấy phép

Người đại diện theo pháp luật là ai và vì sao phải đăng ký thay đổi

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân thay mặt doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, đại diện trước Trọng tài, Tòa án và các cơ quan khác. Khi doanh nghiệp thay đổi người này, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020.

Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh và quyền, nghĩa vụ của từng người.

Công ty TNHH hai thành viên trở lên phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật giữ chức danh Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Nếu Điều lệ không quy định, Chủ tịch Hội đồng thành viên mặc nhiên là người đại diện theo pháp luật.

Công ty cổ phần chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì đó là Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc; nếu Điều lệ chưa quy định, Chủ tịch Hội đồng quản trị mặc nhiên giữ vai trò này. Nếu công ty có hơn một người đại diện, Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên đều là người đại diện theo pháp luật.

Doanh nghiệp phải luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi người đại diện duy nhất cư trú tại Việt Nam xuất cảnh, người này phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ thay mình, và vẫn chịu trách nhiệm về phần đã ủy quyền.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật gồm những gì

Theo Điều 43 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính gồm:

1. Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật.

2. Bản sao hoặc bản chính nghị quyết, quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật: - của chủ sở hữu công ty, đối với công ty TNHH một thành viên; - của Hội đồng thành viên, đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên; - của Đại hội đồng cổ đông, nếu việc thay đổi làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty; hoặc của Hội đồng quản trị, nếu việc thay đổi không làm thay đổi nội dung Điều lệ ngoài thông tin cá nhân và chữ ký của người đại diện theo Điều 24 Luật Doanh nghiệp.

Trường hợp thay đổi do người đại diện theo pháp luật cũ chết, mất tích, bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, hoặc bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề (theo Khoản 6 Điều 12 Luật Doanh nghiệp), văn bản nghị quyết/quyết định được thay bằng bản sao văn bản xác nhận tình trạng nêu trên. Trong trường hợp này, thành viên còn lại của công ty có thẩm quyền ký giấy đề nghị.

Ai có thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi

Người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong các cá nhân sau:

- Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, đối với công ty TNHH. Nếu người này đồng thời là người đại diện theo pháp luật đang bị thay đổi, người ký phải là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty mới được bổ nhiệm hoặc bầu.

- Chủ tịch Hội đồng quản trị, đối với công ty cổ phần. Nếu Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật đang bị thay đổi, người ký phải là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được bầu.

- Người được Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị ủy quyền, nếu người này vắng mặt hoặc không thể thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình. Nếu không có người được ủy quyền hoặc Chủ tịch rơi vào các tình trạng nêu ở phần hồ sơ (chết, mất tích, bị tạm giam...), người ký là người được bầu tạm thời làm Chủ tịch theo Khoản 4 Điều 56, Khoản 3 Điều 80 và Khoản 4 Điều 156 Luật Doanh nghiệp.

- Người được ủy quyền hoặc người đại diện theo Khoản 2 và Khoản 5 Điều 78 Luật Doanh nghiệp, nếu chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên là cá nhân bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.

Nếu doanh nghiệp đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật đồng thời với thay đổi, thông báo, cập nhật hoặc hiệu đính nội dung đăng ký doanh nghiệp khác (trừ trường hợp đổi chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên), người ký toàn bộ các văn bản trong hồ sơ, kể cả văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục, phải là cá nhân có thẩm quyền nêu trên.

Nộp hồ sơ ở đâu, thời gian xử lý và thời hạn thông báo

Hồ sơ nộp tại Sở Tài chính tỉnh Gia Lai, Phòng Doanh nghiệp và Kinh tế tập thể, địa chỉ Số 181-183 Lê Hồng Phong, phường Quy Nhơn, điện thoại 0256.3903666. Đây là cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sau khi Sở Kế hoạch và Đầu tư được sáp nhập vào Sở Tài chính.

Sau khi tiếp nhận, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới; nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Nộp trễ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

Chi phí và thời gian dịch vụ tại Tư Vấn Sao Việt

Phí thay đổi giấy phép kinh doanh cho mỗi lần thay đổi nội dung, bao gồm thay đổi người đại diện theo pháp luật, là 500.000 đồng. Thời gian hoàn tất giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 3 ngày làm việc theo quy định.

Khách hàng có nhu cầu gấp có thể chọn gói siêu tốc với giấy phép nhận trong 1 ngày, phụ phí theo thỏa thuận cụ thể tùy hồ sơ.

Kết quả bàn giao gồm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sau khi thay đổi và toàn bộ hồ sơ pháp lý liên quan đến việc thay đổi.

Quy trình

1. Chuẩn bị hồ sơ Soạn giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật và nghị quyết/quyết định tương ứng với loại hình công ty (chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị).
2. Xác định người ký hồ sơ Kiểm tra thẩm quyền ký theo chức danh hiện tại hoặc mới được bầu/bổ nhiệm, theo đúng quy định tại Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
3. Nộp hồ sơ Nộp tại Sở Tài chính tỉnh Gia Lai, Phòng Doanh nghiệp và Kinh tế tập thể, Số 181-183 Lê Hồng Phong, phường Quy Nhơn.
4. Nhận kết quả Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nếu hồ sơ hợp lệ.