Trang chủ › Tin tức › Chi nhánh, VPĐD, địa điểm

Văn phòng đại diện là gì? Được làm và không được làm gì?

Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Luật Doanh nghiệp không liệt kê từng việc văn phòng đại diện được làm: văn phòng đại diện hoạt động trong phạm vi ủy quyền của doanh nghiệp, chẳng hạn giao dịch, tiếp thị, giữ quan hệ với đối tác, và không bán hàng, không cung cấp dịch vụ có thu tiền vì không thực hiện chức năng kinh doanh. Nếu công ty muốn trực tiếp bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc xuất hóa đơn tại địa phương, cần thành lập chi nhánh hoặc công ty con thay vì văn phòng đại diện.

Đặt tên văn phòng đại diện đúng quy định

Theo Điều 40 và Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, tên văn phòng đại diện phải gồm hai thành phần: cụm từ "Văn phòng đại diện" và tên đầy đủ của công ty mẹ. Ví dụ: Văn phòng đại diện Công ty TNHH Dịch vụ Sao Việt tại Quy Nhơn.

Tên phải viết bằng tiếng Việt, có thể thêm chữ số và ký hiệu, nhưng không được chứa từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục. Không được đặt trùng hoặc gây nhầm lẫn với văn phòng đại diện khác của cùng công ty, hoặc với công ty con. Ví dụ sai: chỉ ghi tên viết tắt công ty mẹ mà thiếu tên đầy đủ, hoặc thiếu cụm từ "Văn phòng đại diện".

Có thể đăng ký thêm tên bằng tiếng nước ngoài (dịch từ tên tiếng Việt) và tên viết tắt, miễn là không gây nhầm lẫn với tổ chức khác. Địa danh đặt sau tên công ty mẹ phải là nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện, có thể ghi tên tỉnh, thành phố hoặc chi tiết hơn theo đơn vị hành chính hiện hành.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?

Doanh nghiệp chuẩn bị các hồ sơ, loại giấy tờ:

- Giấy đề nghị đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo Mẫu số 17 ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC ngày 01 tháng 7 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

- Bản sao quyết định và biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện.

+ Với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty hợp danh: quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên.

+ Với công ty cổ phần: quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị.

+ Với công ty TNHH một thành viên: quyết định của chủ sở hữu công ty.

- Bản sao thẻ Căn cước, Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người được cử làm người đứng đầu văn phòng đại diện. Nếu đã kê khai số định danh cá nhân trong hồ sơ thì không phải nộp kèm bản sao giấy tờ này.

- Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ, nếu người đại diện theo pháp luật của công ty không trực tiếp đi nộp.

Hồ sơ phải nộp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập văn phòng đại diện (khoản 1 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Nộp hồ sơ ở đâu, thủ tục thế nào?

Hồ sơ nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn). Tại Gia Lai, cơ quan tiếp nhận và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là Sở Tài chính tỉnh Gia Lai, cụ thể Phòng Doanh nghiệp và Kinh tế tập thể, địa chỉ số 181-183 Lê Hồng Phong, phường Quy Nhơn, điện thoại 0256.3903666. Sau khi Sở Kế hoạch và Đầu tư được sáp nhập vào Sở Tài chính, đây là đầu mối duy nhất xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và văn phòng đại diện tại tỉnh.

Hồ sơ hợp lệ được xử lý trong 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ ngay từ đầu giúp tránh việc hồ sơ bị trả lại và kéo dài thời gian.

Kê khai địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện thế nào?

Địa chỉ trụ sở phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, xác định theo địa giới đơn vị hành chính hiện hành, không được đặt tại căn hộ chung cư trừ trường hợp có chức năng thương mại. Văn phòng đại diện có thể đặt tại tỉnh, thành phố khác với nơi đặt trụ sở chính của công ty mẹ.

Cách khai gồm: số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố hoặc tổ/thôn/xóm; tên xã/phường; tên tỉnh, thành phố. Từ 01/07/2025, đơn vị hành chính cấp huyện không còn là cấp trung gian tại Gia Lai; địa chỉ chỉ còn hai cấp là xã/phường và tỉnh. Nếu địa chỉ không có số nhà, đường phố thì khai theo tổ, khu vực hoặc thôn tương ứng. Việc ghi số điện thoại, fax, email, website là không bắt buộc.

Văn phòng đại diện phải nộp những loại thuế nào?

Lệ phí môn bài: việc thu, nộp lệ phí môn bài chấm dứt từ ngày 01/01/2026 theo khoản 7 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15, nên văn phòng đại diện không còn khai, nộp khoản này. Kể từ 01/01/2026 doanh nghiệp không phải nộp thuế môn bài, loại thuế này đã được bãi bỏ.

Thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp: không phải nộp nếu văn phòng đại diện không phát sinh doanh thu. Nếu có hoạt động kinh doanh (bán hàng, cung cấp dịch vụ), phải kê khai và nộp như một đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ.

Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp: bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp áp dụng với nhân viên có hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên. Tỷ lệ tính trên tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội: doanh nghiệp đóng BHXH 17% (3% ốm đau, thai sản và 14% hưu trí, tử tuất), BHYT 3%, BHTN tối đa 1%; người lao động đóng BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN tối đa 1%. Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đóng riêng theo Luật An toàn, vệ sinh lao động. Hạn đóng hằng tháng chậm nhất ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.

Dù không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế, văn phòng đại diện vẫn phải kê khai để tránh bị xử phạt do không thực hiện nghĩa vụ báo cáo.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Tư Vấn Sao Việt

Khách hàng chỉ cần cung cấp CCCD hoặc hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện. Tư Vấn Sao Việt soạn thảo toàn bộ hồ sơ, hỗ trợ ký tận nơi, nộp hồ sơ tại Sở Tài chính tỉnh Gia Lai và giao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động tận nơi cho khách hàng.

Đăng ký thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp đang hoạt động, chi phí trọn gói 1.500.000 đồng. Thời gian nhận kết quả khoảng 3 ngày làm việc. Có gói siêu tốc nhận giấy phép trong 1 ngày, chi phí phụ trội theo thỏa thuận cụ thể. Liên hệ 0917 097 906 (điện thoại, Zalo) để được tư vấn miễn phí về đặt tên, kê khai địa chỉ, hồ sơ và nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện.

Quy trình

1. Chuẩn bị hồ sơ Soạn thông báo theo Mẫu số 17 - Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC ngày 01 tháng 7 năm 2025, Biên bản họp và Quyết định, kèm bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện nếu chưa kê khai số định danh cá nhân và giấy ủy quyền nếu có.
2. Nộp hồ sơ Nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, tại Sở Tài chính tỉnh Gia Lai - Phòng Doanh nghiệp và Kinh tế tập thể.
3. Nhận kết quả Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện nếu hồ sơ hợp lệ.